Tietosuojaseloste

Rekisteriseloste on laadittu henkilötietolain 523/1999 perusteella.

Asiakasrekisteri

1. Rekisterin pitäjä

Centro-Hotel Oy, Yliopistonkatu 12a, 20100 Turku

2. Rekisterinhoitaja

Ilkka Koivurinta, toimitusjohtaja

3. Rekisterin nimi

Centro Hotellin asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaiden henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1, 2, 5 ja 6 kohtaan.

5. Rekisterin tietosisältö

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tietolähteet ovat:

Tiedonkeruu : Henkilötietoja kerätään henkilötietolakia noudattaen asiakkaan tehdessä huone tai kokouspalveluvarauksia puhelimella, faxilla, sähköpostilla tai www-sivujen kautta. Varauksen tekemisen ohella majoittuvien asiakkaiden tulee majoittuessaan täyttää matkustajailmoitus, jonka yhteydessä asiakas antaa itse tietoja

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan suostumuksella häneltä itseltään (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1 kohta) ja hänen haluamiinsa palveluiden varauksiin ja ostoihin liittyvistä tapahtumista (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 2 ja 5 kohdat). Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös Väestörekisterikeskuksen ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.

Centro Hotel säilyttää asiakkaita koskevia tietoja asiakkaan ja hotellin välisen asiakassuhteen voimassaolon ajan. Asiakassuhde katsotaan päättyneeksi, kun asiakkaan edellisestä majoitus- kokous tai ravintolapalvelun ostosta on kulunut kolme vuotta, jonka jälkeen asiakkaan tiedot hävitetään Centro Hotellin järjestelmistä.

7. Tietojen säännönmukainen luovutus

HENKILÖTIETOLAIN 24 §:N MUKAINEN INFORMAATIO ASIAKKAILLE

Rekisteriseloste on nähtävänä Centro Hotellin internet-sivuilla sekä hotelin vastaanotossa osoitteessa Yliopistonkatu 12a, Turku. Asiakkaalla on oikeus tarkastaa häntä koskevat asiakasrekisterissä olevat tiedot. Kun asiakas haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan, hänen tulee lähettää omakätisesti allekirjoitettu tarkastuspyyntö Centro Hotelliin yllä mainittuun osoitteeseen. Asiakas voi myös käydä Centro Hotellissa henkilöllisyyden todistava asiakirja mukanaan. Tarkastuspyynnössä asiakkaan tulee ilmoittaa nimensä, osoitteensa ja puhelinnumeronsa. Centro Hotel toimittaa kirjallisen vastauksensa asiakkaalle 30 päivän kuluessa siitä, kun asiakas on käynyt henkilökohtaisesti hotellissa tai kun asiakkaan kirjallinen tarkastuspyyntö on saapunut hotelliin.

Jos asiakkaan tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää virheen korjaamista koskevan pyynnön.

Asiakkaalla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten, sekä peruuttaa annettu suostumus tietojen käsittelyyn niiltä osin kun käsittely perustuu suostumukseen.

Asiakkaalla on oikeus häntä koskevien tietojen siirrosta järjestelmästä toiseen.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä, eikä niitä käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. MANUAALINEN AINEISTO

Manuaalista aineistoa säilytetään kunnes tiedot on syötetty asianmukaisiin järjestelmiin. Manuaalinen aineisto tuhotaan sen käytyä tarpeettomaksi. Matkustajailmoituksia säilytetään yksi vuosi majoitusajankohdasta lukien, ja ilmoituksia säilytetään lukitussa varastossa. Reskontra- ja perintätietoja sekä muita mahdollisesti kirjanpitoaineistoksi luokiteltavia tietoja, joissa voi olla asiakastietoja, säilytetään kirjanpitolain edellyttämän määräajan. Esimerkiksi laskutositteita säilytetään kuusi vuotta sen tilikauden päättymisestä, jota nämä ovat koskeneet. Tositteet säilytetään lukitussa varastossa.

B. ATK:SSA KÄSITELTÄVÄT TIEDOT

Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä Centro Hotel palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Tiedot sijaitsevat Centro Hotellin suljetussa verkossa, joka on suojattu teknisesti palomuurilla Evästeiden avulla kerättyjä tietoja säilytetään evästeen luonteesta riippuen enintään puoli vuotta

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille

Jokaisella on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavirasto, Helsinki tai tietosuoja@com.fi), jos Centro Hotel ei rekisterinpitäjänä ole noudattanut toiminnassaan tietosuojasääntelyä.

Kameravalvontarekisteri

1. Rekisterin pitäjä

Centro-Hotel Oy, Yliopistonkatu 12a, 20100 Turku

2. Rekisterinhoitaja

Ilkka Koivurinta, toimitusjohtaja

3. Rekisterin nimi

Centro Hotellin kameravalvontarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Hotellikiinteistön yleisissä tiloissa toteutettu kameravalvonta muodostaa henkilötietolain (523/99) mukaisen henkilötietorekisterin. Lisäksi kameravalvonnassa noudatetaan lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004).

Rekisterin (kuvatallenteiden) avulla Centro Hotel voi huolehtia henkilöturvallisuudesta, kiinteistössä tapahtuvan liiketoiminnan turvallisuudesta, henkilökuntaan ja omaisuuteen kohdistuvan rikollisuuden ehkäisemisessä ja aiheutettujen vahinkojen vastuukysymysten selvittämisessä, kiinteistön kunnon ja järjestyksen ylläpidosta.

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) 16 §

Työnantajalla on oikeus käyttää rekisterin tietoja yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) 17 §:n 2 momentin 1-3 kohdissa yksilöidyissä tilanteissa työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän ja epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteen näyttämiseksi sekä työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi.

Kameravalvontaa on mahdollista seurata reaaliaikaisena niistä valvontapisteistä, joissa valvonta on tarpeen turvallisuuden tai kulun valvonnan kannalta.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterin tietosisältönä on valvontakameroiden kuvamateriaali, johon on lisätty tarvittavaa teknistä tietoa kuten kameran sijainti ja kuvaushetken päiväys ja kellonaika.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoa rekisteriin tuottaa Centro Hotelliin asennettu kameravalvontajärjestelmä. Rekisterillä ei ole yhteyttä muihin tietolähteisiin.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Vastaanotossa ja hotellinjohtajan huoneessa kameravalvontaa on mahdollista seurata reaaliaikaisena niistä valvontapisteistä, joissa valvonta on tarpeen turvallisuuden tai kulun valvonnan kannalta. Muutoin tietoja ei käytetä tai luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja käsitellään tai niitä luovutetaan vain kohdassa 4 kuvattujen rekisterin käyttötarkoitusta vastaavissa tilanteissa.

Jokaisella on henkilötietolain mukainen tarkastusoikeus henkilörekisterissä oleviin itseään koskeviin tallenteisiin, kuvaan ja ääneen. Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö voidaan esittää joko omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona käymällä. Pyynnön esittäjän tulee ilmoittaa tiedon etsimiseksi paikka ja mahdollisimman tarkka aika, jolloin kuvaaminen olisi tapahtunut. Pyynnön esittäjän suositellaan liittää tarkastusoikeuspyyntöön oma kuvansa. Tarkastusoikeus toteutetaan kahden viikon kuluessa pyynnön esittämisestä.

Tarkastuspyyntöä koskevan ajankohdan tallenteet säilytetään normaalista säilytysajasta poiketen pidempi aika, kunnes tarvetta aineistolle ei enää ole.

HENKILÖTIETOLAIN 24 §:N MUKAINEN INFORMAATIO ASIAKKAILLE

Nauhoittavasta kamaravalvonnasta on ilmoitus sisäänkäynnin yhteydessä.

Rekisteriseloste on nähtävänä Centro Hotellin internet-sivuilla sekä hotellin vastaanotossa osoitteessa Yliopistonkatu 12a, Turku.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä, eikä niitä käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A MANUAALINEN AINEISTO

Rekisteriin ei liity manuaalista aineistoa.

B ATK:ssa KÄSITELTÄVÄT TIEDOT

Rekisteriin liittyvät tallentimet ja aineiston säilytys on lukitussa tilassa.

Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä Centro Hotellin palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.

Tiedot sijaitsevat Centro Hotellin suljetussa verkossa, joka on suojattu teknisesti palomuurilla.

Tietoja käsitellään tai niitä luovutetaan vain kohdassa 4 kuvattujen rekisterin käyttötarkoitusta vastaavissa tilanteissa.

Rekisterin tiedot (nauhoitteet) säilytetään enintään 14 vrk. Mikäli säilytysaikana tulee ilmoitus tapahtuneesta vahingonteosta tai muusta rikoksesta, nauhoitusta säilytetään tältä osin rikoksen selvittämiseksi tarvittavan ajan.